El pasado jueves volvieron los IM Meetings a IM Farmacias. En esta ocasión, se abordó la gestión de stocks y la compra exitosa de la mano de Eva Gloria García, directora comercial de Pulso Informática; Jesús Campos, consultor especializado en la gestión de oficina de farmacia, y Javier Pedraza, especialista en la gestión económica-financiera para farmacias, junto al patrocinio de Nixfarma. El objetivo fue el de ofrecer unos apuntes básicos para que esta tarea resulte lo más exitosa posible.

La ronda de intervenciones la inició Eva García. Centrándose en el stock, recordó que "conseguir un equilibrio no es tarea fácil". Los expertos hablan de que no debe sobrepasar del 12% de la facturación de la farmacia, pero no se debe generalizar. "Aunque es muy beneficioso para la rentabilidad de la farmacia mantener un stock de baja rotación, nunca debe ser insuficiente, pues podríamos generar faltas en la farmacia y roturas de stock, que, a la larga, pueden provocar la pérdida de clientes o que éstos tengan un mal concepto del servicio que presta la farmacia", reafirmó la directora comercial de Pulso Informática. Y es que, la buena gestión de stock ofrece beneficios como fidelización de clientes, evitando malas experiencias de compra; identificación de los productos estratégicos en la farmacia; control de abonos y caducidades; facilitación de la categorización de la farmacia; optimización de la gestión de las compras y el aprovechamiento de espacio en la farmacia.

Para tener un buen control de stock, lo primero es conocer las existencias reales. "Para ello, es necesario realizar un inventario de manera periódica. Lo habitual es hacerlo una vez al año, pero nunca está de más repetir el proceso para mantener los datos correctos. El inventario lo puede realizar el propio personal de la farmacia, o encargarlo a una empresa externa, pero, en cualquier caso, se deben actualizar los datos obtenidos en el programa de gestión", explicó Eva García, quien detalló que el siguiente paso es "realizar una categorización de la farmacia, preferiblemente basada en grupos terapéuticos, distinguiendo con ella las diferentes familias, que posteriormente nos ayuden a obtener datos de manera más eficiente para su posterior estudio".

Clasificación ABDC

A continuación, el stock de la farmacia debe clasificarse en ABCD. Según la ley de Pareto, "el 80% de las ventas de una farmacia se obtendrían con un 20% de las existencias de ésta y con la clasificación ABCD, este punto queda muy evidenciado". Así tendríamos los Artículos A, que son aquellos que más se venden, generalmente todos los días, y son clave en el beneficio de la farmacia. "Este grupo suele estar formado por un número reducido de referencias y no podemos arriesgarnos a entrar en rotura de stock de ninguna de ellas, por lo que su stock debería ser suficiente como para abastecernos el doble de días de los que demora su abastecimiento".

En cuanto a los Artículos B, aquellos que tienen una rotación intermedia, se venden al menos 1 vez/15 días. Suelen representar el 10% del total de productos de la farmacia y junto con los artículos del grupo A, el 60% de las compras. "Su stock debería poder abastecernos para los días de reaprovisionamiento más una unidad, es decir, entre 1-2 unidades".

Los Artículos C, de rotación baja, se venden pocas unidades al año y su stock máximo debe ser 1. "Supone el 90% de las referencias de la farmacia, pero sólo el 30% de las ventas y aunque no son estratégicos, debemos controlar sus existencias".

Finalmente, los que se venden menos de una unidad al año son los Artículos D, y "no deberíamos tenerlos en stock, salvo que cumplan alguna función estratégica en la farmacia. En general, deben pedirse bajo demanda. La ley obliga a tener algunos de ellos en la farmacia, aunque no se vendan".

Con todo, el programa de gestión, el cual está disponible en cada una de las farmacias, es clave para llevar a cabo todos estos pasos. En este sentido, Eva García explicó que en el caso de Nixfarma, por ejemplo, "con el fin de poder ajustar las necesidades de stock de los productos y la compra de éstos, a la demanda más reciente, se implementó un sistema de cálculo y posterior actualización del stock mínimo". Asimismo, también se ha incorporado la posibilidad realizar el cálculo del stock mínimo en función de la clasificación ABCD de los productos., pudiéndose programar su ejecución con la frecuencia que se necesita, diaria, semanal o mensual para que se realice de forma automatizada. Además, explicó, "desde Nixfarma disponemos de un sistema que permite programar avisos automáticos para advertir sobre los artículos que se han comprado hace N días y no se han vendido desde entonces".

Gestión de compras

Para que el sistema sea eficaz, tras las acciones de control de stock, es hora de llevar a cabo una exhaustiva gestión de compras. Para ello, la directora comercial de Pulso Informática explicó que se cuenta con cinco tipos de aprovisionamiento: pedidos directos, pedidos a través de mayorista, reposición diaria, transfer y transfer diferido o pedido en depósito.

Ahondado en ellos, Eva García recordó que "los pedidos de reposición diaria son necesarios, sobre todo teniendo en cuenta que nos permiten ofrecer un buen servicio a nuestros clientes, sin tener stock de ciertas referencias con rotación baja y media". De los beneficios de compra directa al laboratorio, señaló que "podemos obtener mejores descuentos y un mayor margen de beneficio". En cuanto a la opción del transfer, "con menos ventajas en cuanto a descuentos, implican menor volumen de compra al laboratorio y el cliente se beneficia de aplazamiento de pago". Sin embargo, "la modalidad de pedidos dependerá de la farmacia, pues como decíamos al principio, cada una es un mundo y cada titular la gestiona a su modo".

Con todo, consideró Eva García que en la mayoría de casos "se usa muy poco todas las disponibilidades del programa de gestión. Toda la información farmacia acaba depositada en él, ofreciendo mucha ayuda en gestión stocks y solicitud de pedidos, cada vez más automatizados y ahorrando tiempo". Por lo que hay que apostar más por ellos.

Método y sistemática

Para Jesús Campos, "todo es cuestión de método, sistemática, constancia y equipo". Y es que todo está relacionado, pues "hay que tener en cuenta todos los aspectos de gestión en la farmacia, no podemos centrarnos solo en uno". Las compras son el principal gasto variable que afronta la farmacia. Hay que calcular el porcentaje de compras que representan sobre las ventas (una media de entre 65 y 70%) y con el resto, pagar gastos fijos y variables. "Por lo tanto, el mayor o menor margen comercial, dependerá de que tengas una buena sistemática para preparar las reuniones con los delegados y comprar lo que realmente se necesita", reiteró Jesús Campos, quien ratificó que en la gestión no hay lugar para la improvisación.

En este método, hay que elaborar una estrategia con el plan de ventas, gestionar correctamente las categorías de la farmacia y la gestión del surtido. Asimismo, hay que evaluar a los laboratorios con los que se trabaja, para ir preparado a la reunión con el delegado y saber con anterioridad lo que se necesita. Todo sin perder de vista el mercado e involucrando a todo el equipo en el proceso para que el método funcione. "No podemos ir a una negociación con el comercial sin preparar nada. Tenemos que preparar cinco datos clave para que todo resulte más fácil":

1. ¿Cuál es el ritmo de salida de los productos? ¿Crece o decrece?
2. Saber cómo está yendo la venta. Ofrecer alternativas en caso de que no vaya bien.
3. Rendimiento de las familias asociadas.
4. Artículos tipo D
5. Comparar el stock con la evolución de las ventas.

Por otra parte, una vez al año debemos evaluar a los proveedores. Los programas de gestión son de gran ayuda para este aspecto, pues, de manera visual, podemos saber cuál es la puntuación de cada laboratorio por diferentes motivos: gestión, precios, producto, etc. "Hay que tener un panel de control, tener en Excel o un programa". Y no solo eso: todos los trabajadores tienen que estar concienciados de que "hay que alimentar este panel de control para saber lo que está pasando en todas las áreas de sistema de gestión. Se trata de pensar en un proceso, que hay que tener claro".

Asimismo, Jesús Campos considera importante revisar los puntos clave de nuestra evaluación anual, trimestral y mensualmente. Sin embargo, para él, "lo importante es tener una sistemática y que cualquiera del equipo lo haga de la misma manera todas las veces". Solo de esta manera, "remaremos todos en la misma dirección".

Con todo, según Jesús Campos, otra de las claves es que todos los datos que se usan sean reales.

Saber dónde queremos ir

"Para vender bien, es necesario comprar bien". Así de claro lo tiene Javier Pedraza, quien explicó que se debe empezar por un plan de marketing que nos dirá hacia dónde ir. "Hay que pensar a largo plazo: tenemos que saber dónde estamos y dónde queremos ir" y eso lo logramos con una serie de indicadores.

Mencionó Javier Pedraza la técnica del taburete, clave para llegar a buen puerto. "Hay que encontrar el equilibrio la máxima rentabilidad, con la mínima inversión y en el menor tiempo posible". Así, lo que dice la técnica del taburete es "comprar justo para no tener problemas de tiempo de recepciones ni con el banco por las cuentas bancarias".

En este sentido, la rentabilidad depende del margen y de la rotación: "Nada sirve comprar con buen margen si después no van a rotar". Por eso es muy importante "no cargarse al principio con un producto porque no sabemos si la venta saldrá".

Aparte del plan de marketing, debemos tener claros los indicadores de días, stock y margen. Para él, los indicadores óptimos de stock son un 10% de facturación. Es decir, si facturo 1 millón de euros, no puedo tener más de 100.000 euros en stock. El margen en farmacias de menos de 1 millón de euros de facturación debería de ser mayor del 35%.

Otro indicador que se puede usar es el stock por categorías con información sobre la suma de días de stock, la suma total de las ventas y el porcentaje de margen. Y utilizando la clasificación ABCDE (Javier Pedraza incluye una nueva categoría, la E, que son aquellos productos que no se venden nada en un año y que podríamos haberlos evitado). También se puede hacer la gestión por producto o por laboratorio. Con los Artículos E, aquellos que no tienen venta, Javier Pedraza recomendó "localizarlos, visibilizarlos en la tienda, promocionarlos y recomendarlos activamente. Si el personal sabe dónde está y lo pones en prioridad en venta, hay más posibilidad de venderlos" y darles salida. La última salida, en caso de que lo anterior no diese su fruto, "sería devolverlo al laboratorio".

Por otra parte, trabajando el surtido, se trabajan las compras y los stocks. Permite, por ejemplo, saber qué tenemos y qué debemos compra, pero también para conocer el beneficio unitario por cada artículo. "Permite saber qué tenemos que comprar, qué cantidad y a qué laboratorio".

De la compra a mayoristas, Javier Pedraza explicó que hay que solicitar una oferta a todos los mayoristas en noviembre. Analizarlas con el comparador del margen y decidir en diciembre. Para las farmacias de menos de un millón de euros, que tienen un poder negociador menor, "hay que hacer mix entre mayorista y grupo de compra para poder comprar en pocas cantidades".

Pedraza compra a mayoristas las especialidades y los genéricos, estos últimos a través de la plataforma porque está negociada a PVL con el descuento. Y es que, para él, los beneficios de la plataforma pasan por beneficiarse del descuento del laboratorio en el albarán; no tienes que preocuparte si te han calculado bien el rappel; los stocks están en el mayorista y tu dinero en el banco; suministran junto al pedido diario; pagas a 90 días gratis; en bajadas de precios, te aplican el nuevo precio 30 días antes; no sufres tanto la depreciación de stocks, aunque el problema es que te cobran un cargo logístico adicional.

Por otra parte, en cuanto a las compras directas, aconsejó tener una relación de proveedores ordenador por ventas, seleccionar los laboratorios estratégicos o partners, anotar las condiciones en la ficha de proveedores del programa en gestión, no trabajar con carteras, comprar reaprovisionamiento para anticiparse a las faltas, detectar los artículos sin vventas y negociar la devolución y la compensación, y comprar solo alta rotación.

Finalmente, concluyó Javier Pedraza, en línea con Jesús Campos, que hay que "formar e informar al equipo. Si no está implicado y alineado con tu misión y con ganas, todo lo demás no servirá de nada".

Descárgate las presentaciónes de Jesús Campos y Javier Pedraza.